Grundsätzlich muss Urlaub in dem Kalenderjahr genommen werden, in dem er entsteht.
Wird der Urlaub nicht genommen, verfällt der Anspruch am 31.12. eines Jahres, wenn keine Gründe für eine Übertragung des Urlaubs in das Folgejahr vorliegen.
Gründe für eine Übertragung sind:
- Regelungen im Tarifvertrag bzw. Betriebsvereinbarung
- dringende betriebliche Interessen
- dringende persönliche Interessen
In diesen Ausnahmefällen kann der Urlaub bis zum 31.03. des Folgejahres übertragen werden.
Ist ein Arbeitnehmer im Laufe eines Kalenderjahres langandauernd arbeitsunfähig, sodass der Urlaub nicht genommen werden kann, verfällt der Urlaub nach der Rechtsprechung sogar erst nach 15 Monaten nach Ende des Urlaubsjahres.
Damit Urlaubsansprüche zum Jahresende verfallen, muss der Arbeitnehmer die Möglichkeit gehabt haben tatsächlich Urlaub zu nehmen. Der Arbeitgeber hat hierbei eine Informationspflicht. Er muss den Arbeitnehmer ausdrücklich – am besten schriftlich – darauf hinweisen, dass sein Urlaub am Jahresende verfällt, wenn er nicht genommen wird. Der Hinweis sollte so rechtzeitig erfolgen, dass der Mitarbeiter realistisch die Möglichkeit hat, seinen Urlaub noch zu nehmen.
Ist der Urlaub nicht verfallen, muss mit Beginn eines neuen Kalenderjahres ein erneuter Hinweis für den Verfall zum 31.03. erteilt werden.
Gleiches sollte auch für den drohenden Verfall nach 15 Monaten bei langer Erkrankung erfolgen.
Nachfolgend ein Muster, wie der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachkommt:
Sehr geehrte/r…. ,
für das laufende Kalenderjahr haben Sie noch einen Urlaubsanspruch im Umfang von ………. Arbeitstagen.
Eine Übertragung offener Urlaubsansprüche in das erste Quartal des Folgejahres ist nach § 7 Abs. 3 Satz 3 BUrlG nur bei dringenden betrieblichen Gründen oder in ihrer Person liegenden Gründen (z.B. eine Arbeitsunfähigkeit) möglich.
Bitte beantragen Sie den restlichen Urlaub innerhalb dieses Kalenderjahres. Für die Planung setzen Sie sich bitte frühzeitig mit …. in Verbindung.
Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Urlaub, den Sie bis zum 31.12. dieses Kalenderjahres oder bei Übertragung innerhalb des Übertragungszeitraums bis zum 31.03. des Folgejahres nicht beantragt und genommen haben, verfallen wird.
Ist der Urlaub verfallen, kann er von Ihnen später nicht mehr genommen werden. Er kann auch nicht ausbezahlt werden.
Mit freundlichen Grüßen
….