Die Erstellung von Arbeitszeugnissen gehört zu den sensibleren Aufgaben von Betriebsinhabern. Aus der Beratungspraxis wissen wir, dass es immer wieder Schwierigkeiten bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses gegenüber Mitarbeitern gibt, da oft auch subjektive Kriterien eine Rolle spielen.
Denn als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Leistungen und das Verhalten eines Arbeitnehmers wahrheitsgemäß zu beurteilen, gleichzeitig soll das Zeugnis dessen berufliches Fortkommen nicht unnötig erschweren. Dieser Beitrag soll Ihnen einen kurzen Überblick darüber geben, welche Anforderungen bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen an Arbeitgeber bestehen, was Arbeitnehmer verlangen können, wann und in welcher Form ein Arbeitszeugnis zu erteilen ist.
Rechtlicher Anspruch für die Erteilung eines Arbeitszeugnisses
Jeder Arbeitnehmer, Auszubildende, Praktikant sowie Geschäftsführer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen gesetzlichen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis.
Dabei steht dem Arbeitnehmer ein Wahlrecht zur Erstellung eines einfachen oder eines qualifizierten Zeugnisses zu. Während das einfache Zeugnis persönliche Daten des Arbeitnehmers und Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthält, erstreckt sich bei einem qualifizierten Zeugnis die Bewertung zusätzlich auf die Bewertung von Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers.
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis dient dazu, die während des Arbeitsverhältnisses gezeigten Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten des Arbeitnehmers darzustellen sowie dessen berufliche Entwicklung zu dokumentieren. Es soll Auskunft darüber geben, in welchem Aufgabenbereich der Arbeitnehmer eingesetzt war, welche Tätigkeiten ihm übertragen wurden, wie er sein Fachwissen in der Praxis angewandt hat und in welchem Umfang er sich in seiner Position bewährt hat.
Ein Zwischenzeugnis muss bspw. dann erteilt werden, wenn der Mitarbeiter ein berechtigtes Interesse vorweist, etwa bei einem Wechsel des Vorgesetzten oder bei Wechsel des Aufgabenbereichs.
Anforderungen bei Erstellung des Zeugnisses
Grundsätzlich steht Ihnen als Arbeitgeber bei der Abfassung des Zeugnisses ein Ermessensspielraum zu. Jedoch macht der Gesetzgeber deutlich, dass das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein muss, vgl. § 109 Abs.2 Gewerbeordnung (GewO). Bei der Erstellung des Zeugnisses haben Sie als Arbeitgeber sowohl der Wahrheitspflicht als auch dem Grundsatz des wohlwollenden Zeugnisses Rechnung zu tragen. Das bedeutet, dass keine doppeldeutigen Formulierungen, Merkmale oder anderweitig versteckte Wertungen im Zeugnis enthalten sein dürfen, die eine andere nicht aber der Wahrheit entsprechende Vorstellung beim Leser hervorrufen könnte.
Ein Arbeitszeugnis darf ausschließlich Angaben enthalten, die auf nachweisbaren Tatsachen beruhen. Reine Behauptungen, Vermutungen oder bloße Verdachtsmomente dürfen nicht aufgenommen werden. Zwar enthält jede Beurteilung zwangsläufig auch subjektive Elemente. Allerdings darf sie jedoch nicht von Vorurteilen geprägt sein.
Ziel und Zweck ist es ein objektiv zutreffendes Gesamturteil zu fällen, so dass dem Arbeitnehmer wiederum eine Grundlage für Bewerbungen und eine Integration in den Arbeitsmarkt geschaffen und gewährleistet wird. Hierbei sind sämtliche wesentlichen Umstände zu berücksichtigen, die für die Gesamtbewertung relevant und für Dritte von Interesse sind. Hierbei darf im Zeugnis ohne sachlichen Grund nicht der Eindruck vermittelt werden, dass das Arbeitsverhältnis bspw. im Streit beendet wurde, insbesondere auch die Art und der Grund des Ausscheidens. Nach der Rechtsprechung sind einzelne Vorfälle oder Umstände, die nicht prägend für den Arbeitnehmer sowie dessen Leistung sind, im Arbeitszeugnis nicht zu erwähnen, vgl. Bundesarbeitsgericht (BAG) Urteil v. 21.6.2005 – Aktenzeichen: 9 AZR 352/04.
Umgekehrt kann der Arbeitnehmer nicht verlangen, dass das Zeugnis bestimmte Aussagen enthält, die ein Arbeitgeber ohne Weiteres nicht von sich aus aufnehmen dürfte. Begehrt der Arbeitnehmer entsprechende Formulierungen, setzt dies eine entsprechende Vereinbarung zwischen den Arbeitsvertragsparteien voraus. Ein Arbeitnehmer kann also nicht verlangen, dass bestimmte Sätze oder Wörter im Zeugnis verwendet werden oder abweichende Angaben zur Position innerhalb des Betriebs gemacht werden sollen, die nicht den Tatsachen der eigentlichen Tätigkeit im Betrieb entsprechen. Als Arbeitgeber müssen Sie bei der Formulierung jedoch Erwartungen an die Wortwahl berücksichtigen, die für die entsprechende Branche üblich sind. Kommt es zu einem Streitfall und verlangt ein Arbeitnehmer eine überdurchschnittliche Beurteilung, obliegt es ihm, die hierfür maßgeblichen Tatsachen darzulegen und gegebenenfalls nachzuweisen. Eine unterdurchschnittliche Bewertung hingegen müsste von Ihnen als Arbeitgeber nachvollziehbar begründet werden.
Des Weiteren sind Sie als Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, ein Arbeitszeugnis mit einer Schlussformel zu versehen, in der er dem Arbeitnehmer für die geleistete Arbeit dankt und ihm für die Zukunft alles Gute und viel Erfolg wünscht, da laut Rechtsprechung eine Dankes- und Wunschformel nur unwesentlich zur Erreichung des Zeugniszwecks als Beurteilungsgrundlage für künftige Arbeitgeber beiträgt, vgl. BAG, Urteil v. 25.1.2022 – 9 AZR 146/21.
Die Zeugniserteilung muss zeitnah erfolgen. In der Regel sollte das Zeugnis spätestens innerhalb eines Monats nach dem entsprechenden Verlangen des Arbeitnehmers beziehungsweise nach dessen Ausscheiden aus dem Unternehmen erstellt werden. Soweit ein Zeugnis bereits vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses für Bewerbungszwecke benötigt wird, kann dieses als Zwischenzeugnis ausgestellt werden.
Sofern Sie als Mitgliedsbetrieb Fragen zum Aufbau von einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnissen haben oder hierzu Mustervorlagen benötigen, kontaktieren Sie uns gerne.
In welchem Zeitraum ein Zeugnis ausgestellt werden muss
Schriftform oder in elektronischer Form
Grundsätzlich muss das Zeugnis gegenüber dem Arbeitnehmer schriftlich erteilt werden, vgl. § 109 Absatz 1 GewO. Allerdings können Arbeitszeugnisse seit dem 01.01.2025 auch in elektronischer Form ausgestellt werden. Hierfür bedarf es jedoch der vorherigen Einwilligung des Arbeitnehmers. Ebenso muss eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet werden.
Wann der Anspruch auf Ausstellung eines Zeugnisses verjährt
Der Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses kann aufgrund arbeits- oder tarifvertraglicher Ausschlussfristen zeitlich begrenzt sein. Soweit keine kürzeren Ausschlussfristen greifen, gilt die regelmäßige Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB von drei Jahren. Die Verjährung beginnt gemäß § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
