Die Vorteile des Einsatzes eines Messengers auch im Handwerk liegen auf der Hand: Einfache Kommunikation mit Mitarbeitern, schnell mal Fotos und Videos austauschen sowie 1 zu 1 Kontakt zu Kunden. Probleme, die so zum Beispiel auf einer Baustelle auftreten, können sofort an die richtige Stelle weitergeleitet und bearbeitet werden. Auch Kunden können direkt Rückfragen zu ausgeführten Arbeiten stellen und bekommen Informationen aus erster Hand sofort auf das Smartphone.
Rechtliche Herausforderungen
Zwar ist der Einsatz und der Umgang mit Messengern denkbar leicht, jedoch haben sich nicht zuletzt wegen der neuen Datenschutz-Grundverordnung die Umstände geändert. Um eine rechtssichere Nutzung von Messengern im Betrieb zu ermöglichen, gibt es vor allem rechtliche Herausforderungen. Bei diesem Thema sollte man auf dem aktuellen Stand bleiben, um Bußgelder zu vermeiden. So empfiehlt sich zum Beispiel, Chatverläufe zwischen Mitarbeitern und Kunden zu exportieren und zentral zu speichern, um den steuerlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen – es gibt aber hier Tools, die dieses Thema direkt richtig abdecken.
Beim Austausch mit personenbezogenen Daten wie bei der Kommunikation mit Kunden sollte allerdings im Voraus eine datenschutzrechtliche Einwilligung eingeholt werden. Des Weiteren sollte überprüft werden, ob die Daten sicher, zum Beispiel durch eine Verschlüsselung, gespeichert werden. Nach der Datenschutz-Grundverordnung müssen Daten innerhalb der EU gespeichert werden und es ist bei der Auswahl des Messenger-Dienstes darauf zu achten, dass eine Weitergabe an Dritte nicht stattfindet.
Vermeiden Sie Vermischung von Privatem und Geschäftlichem
Vor allem wenn Mitarbeiter bei der Kommunikation mit Kollegen, Kunden oder privaten Kontakten die eigenen Smartphones verwenden, kommt man schnell mal durcheinander. Es kann leicht passieren, dass eine wichtige Information untergeht oder ein Bild in den Tiefen der Bildergalerie verschwindet. Das ewige Scrollen und Suchen nach einem Bild nervt nicht nur, sondern gibt dem Kunden unter Umständen einen schlechten Eindruck und kostet im Alltag sehr viel Geld durch verlorene Produktivität.
Abhilfe?
Diverse Tools wie OneNote, Trello, Evernote, MemoMeister oder Telegram gehen über einen Messenger hinaus und wollen dort Abhilfe schaffen. Sie sind zwar meist kostenpflichtig, jedoch kann man mit deren Hilfe private und dienstliche Angelegenheiten trennen und so zum Beispiel einen Kanal nur für die Mitarbeiterkommunikation verwenden.
Eines steht fest: Messenger im Betrieb zu nutzen, erleichtert den Alltag um ein Vielfaches und vereinfacht Abläufe. Setzt man sie an den richtigen Stellen ein, verbessert sich die Kommunikation. Nichterreichbarkeit wird zu Ausnahme. Im Hinterkopf sollte man aber immer den Datenschutz haben und sich des rechtlichen Aufwands bewusst sein.
