Die aktuelle Situation in Deutschland und der EU
Deutschland steht kurz vor der Einführung einer Pflicht zur E-Rechnung im XML-Format. Laut dem Gesetzentwurf, der aktuell im Bundesrat verhandelt wird, müssen bald alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen und zu versenden. Die Empfangspflicht könnte bereits ab 1. Januar 2025 starten, während die Sendepflicht zwei Jahre später in Kraft treten soll. Die Bundesregierung folgt damit dem Beispiel anderer europäischer Länder, die diese Vorgaben schon seit mehreren Jahren gesetzlich verankert haben. Auf europäischer Ebene ist die Vereinheitlichung der Umsatzsteuermeldesystem innerhalb der nächsten Jahre geplant.
Diese neuen Vorgaben bedeuten, dass Betriebe im B2B-Verkehr („Business-to-Business“) sich von Papierrechnungen und nicht strukturierten PDFs verabschieden müssen. Die Zeit für die Umsetzung der neuen Vorgaben ist knapp bemessen, da die Einführung der E-Rechnung in der Regel auch größere organisatorische und technische Umstellungen nach sich zieht.
Die neuen Pflichten in Deutschland
Die geplanten gesetzlichen Vorgaben in Deutschland sehen vor, dass alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, maschinenlesbare Rechnungen empfangen und versenden können müssen. Die XML-Rechnungen müssen dabei den europäischen Behördenrechnungsstandards EN16931 entsprechen. Dies erfordert in vielen Fällen Anpassungen in den internen Prozessen sowie die Nutzung geeigneter Softwarelösungen.
Es gibt verschiedene Software-Tools und sog. „Validatoren“, die Unternehmen bei der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen unterstützen können. Hierbei kommen die Standards „Factur-X“ und „ZUGFeRD 2.0“ zur Anwendung.
Ausblick und Empfehlungen
Die Einführung der E-Rechnung im XML-Format bringt einige Herausforderungen mit sich. Handwerksbetriebe sollten sich bereits jetzt mit den neuen Vorgaben vertraut machen und ihre Systeme und Abläufe entsprechend anpassen. Man kann die geforderten Neuerungen aber auch als einen wichtigen Schritt zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen sehen. Unternehmen sollten diese Entwicklung aktiv angehen und gestalten.
Falls Sie dazu Fragen haben sollten, wenden Sie sich bitte gern an uns. Wir empfehlen Ihnen auch unsere beiden Online-Seminare am 19. März 2024 („Die E-Rechnung: Gesetzliche Vorgaben erfüllen und Vorteile nutzen“) sowie am 12. April 2024 („GoBD und Verfahrensdokumentation“).
