Nach der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gehören Warenautomaten nicht zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen. Die ab 2020 gesetzlich geforderte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gilt somit nicht für Warenautomaten. Nach aktueller Rechtslage müssen aber auch Warenautomaten einzeln aufzeichnen. Als Warenautomaten werden Geräte bezeichnet, mit denen Getränke (Heiß- und Kaltgetränke), Süßigkeiten, Snacks und sonstige Lebensmittel verkauft werden. Der Kunde bezahlt mit Bargeld oder je nach Gerät mit der EC-Karte.
Moderne Automaten verfügen über eine elektronische Steuerungseinheit, die mit einem Zahlungssystem verbunden ist. Sie zeichnen mindestens die Anzahl der verkauften Artikel und den Wert aller verkauften Waren auf und besitzen einen softwaregesteuerten Geldspeicher, der die Funktion einer Registrierkasse erfüllt. Der Geldspeicher gehört zum Bargeldbestand des Aufstellers. Somit ist ein Warenautomat nichts anderes als eine Art “Selbstbedienungsregistrierkasse”.
Die Auslesung der buchführungsrelevanten Daten erfolgt über standardisierte Schnittstellen. Nach den aktuellen Vorschriften reicht die ausschließliche Vorhaltung der elektronischen Daten im hauseigenen Format nicht aus. Die steuerlich relevanten Daten müssen wie bei allen Registrierkassen und kassenähnlichen Systemen in einem maschinell auswertbaren Datenformat aufbewahrt und bei Außenprüfungen vorgelegt werden. Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung ist nach den gleichen Kriterien zu beurteilen, wie sie auch für elektronische Registrierkassensysteme gelten. Die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit (progressiv wie retrograd) sowie die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechter Verbuchung, Unveränderbarkeit und die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sind demnach auf Warenautomaten uneingeschränkt anzuwenden.
Auch wenn die Kasseneinnahmen eines Warenautomaten täglich festzuhalten sind, ist ein täglicher Abgleich von Soll- und Istbestand nicht erforderlich.
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