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30. August 2018

Das Büro in der Hosentasche – Apps für Handwerker.

Gerade in kleinen Betrieben ist der Chef meist Vertriebler, Buchhalter, Personaler und wichtigster Mitarbeiter in einem. Die Arbeitsbelastung ist hoch. Führungsaufgaben und Familie müssen oft hinten anstehen, da das Tagesgeschäft vorgeht. In einer Zeit dynamischer Veränderungen kann das verheerende Folgen für die Wettbewerbsfähigkeit haben. Wie verändert sich die Branche? Wo warten Chancen? Was wird es bis in 5 Jahren nicht mehr geben? Ändern sich die Kundenbedürfnisse? Oder anders gesagt:

„Steht die Erfolgsleiter, die Sie jeden Tag hinaufklettern überhaupt am richtigen Baum?“

Deshalb sollte sich jeder Unternehmer Freiräume schaffen, um sich mit diesen existenziellen Themen ungestört und intensiv zu beschäftigen. Im stressigen Alltag scheint dies unmöglich. Ein mögliches Lösungskonzept ist der mobile Unternehmer.

Das Prinzip ist einfach: Wenn Sie Ihr Büro in der Hosentasche haben, also einen wesentlichen Teil Ihres Tagesgeschäftes auf Ihrem Smartphone im Griff haben, heben Sie vorhandene Ertragspotenziale und sichern die Zukunftsfähigkeit des Betriebs.

Smartphones können Zeit und Kosten für die Buchhaltung reduzieren.

Mit Smartphones kann man heute …

  • Nachrichten oder Briefe diktieren.
  • PDF-Aufträge direkt auf dem Handy unterschreiben und zurücksenden.
  • Projekte und Bilder auf den Kundenfernseher spielen.
  • Angebote schreiben und Rechnungen versenden.
  • Rechnungseingänge automatisch überwachen.
  • Arbeitszeit der Mitarbeiter erfassen.
  • die Ablage digitalisieren.
  • Informationen jederzeit und überall verfügbar machen.
  • Online-Marketing von unterwegs betreiben.

Die digitale Ablage (z. B. mit Startseite – fileee) kann für alle erforderlichen Mitarbeiter oder den Steuerberater elektronisch zugänglich gemacht werden. Das reduziert den Zeitaufwand für die Buchhaltung enorm und verhindert demotivierende Papierstapel!

Der Prozess von der Kundenanfrage über Bemusterung, Angebotserstellung, Nachfassen, Auftragsvergabe, Rechnungstellung und Mahnung bis zum persönlichen Dankeschön an die Kunden, kann ebenfalls mobil abgebildet werden. So wird sicher nichts vergessen. Probleme auf der Baustelle können schnell und effizient kommuniziert und gelöst werden. Das wirkt professionell und jeder Mitarbeiter – vom Chef bis zur Buchhalterin – ist immer auf dem Laufenden über die aktuellen Vorgänge. Das spart Zeit und Nerven.

Das App-Angebot ist vielfältig. Und es wächst täglich. Auch die Anbieter von Branchensoftware erweitern ihr Angebot regelmäßig um mobile Komponenten. Oft sind die fälligen Lizenzgebühren hoch und gerade für kleine Betriebe nicht rentabel. Dabei sind viele Apps kostenlos oder für unter 10 Euro zu haben. Das Sondieren kostet allerdings Zeit und Energie. Kosten oder starke Einschnitte in die Unternehmensprozesse sind nicht gefragt. Der Fokus liegt auf „einfach und schnell“. Dennoch muss auf die spezifischen Besonderheiten jedes Betriebs natürlich genau eingegangen werden.

DSGVO bringt viel Unsicherheit

Seit Inkrafttreten der neuen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ist außerdem Vorsicht geboten. Einige Dienste wie WhatsApp könnten bei gewerblicher Nutzung zu Abmahnungen mit hohen Geldbußen führen. Der Knackpunkt bei der Nutzung von WhatsApp ist hierbei weniger die Einwilligung des direkten Kommunikationspartners. Vielmehr verlangt WhatsApp Zugriff auf alle Kontakte des Telefonbuches, womit es faktisch immer zu einem Verstoß gegen den Datenschutz kommt. Hinzu kommt, dass WhatsApp nahezu immer auch für private Zwecke verwendet wird. Den Zugriff auf das Telefonbuch zu verbieten ist somit ebenfalls nicht praktikabel.

In der Praxis kommt hinzu, dass eine Kundennachricht leicht einmal zwischen privaten Nachrichten untergehen kann. Lange Suchzeiten von Kunden-Nachrichten oder Baustellen-Bildern verringern die Produktivität und wirken darüber hinaus unprofessionell. Auch hier gibt es Alternativen, die sowohl DSGVO-konform sind, die ordnungsgemäße Archivierung sicherstellen und zusätzlich lästiges Nachrichten-Ping-Pong verhindern können.

Ihr Berater für Innovation & Technologie bei der Handwerkskammer Ulm kann Ihnen hierzu wertvolle Tipps geben.