Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitgebers zu berücksichtigen, so findet es sich in § 7 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG). Urlaub dient der Erholung, weshalb auch einer der Urlaubsanteile im Jahr mindestens zwölf Werktage umfassen muss, sofern dem Arbeitnehmer auch eine entsprechende Anzahl an Urlaubstagen zusteht. Auch eine dem Urlaub vorangegangene Kur oder ein Reha-Aufenthalt sind keine Gründe, einen Urlaub abzulehnen.
Allerdings kann ein Arbeitgeber den Urlaubsantrag ablehnen, wenn betriebliche Gründe oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter, entgegenstehen.
Sofern ein Betriebsrat besteht, müssen aufgrund seines Mitbestimmungsrechts (§ 87 BetrVG) Regelungen bezüglich des Urlaubs mit diesem abgestimmt werden.
Wird ein Urlaubsantrag abgelehnt, so muss der Arbeitgeber stets den dringenden betrieblichen Grund nennen, der dem Urlaubswunsch im Weg steht.
Häufige Beispiele hierfür sind eine drohende Insolvenz des Betriebs, die Abwicklung eines Auftrags, der für die wirtschaftliche Existenz des Betriebs wesentlich ist, unabdingbares Fachwissen einzelner Mitarbeiter, Arbeitsspitzen im Saisongeschäft oder Personalmangel wegen Krankheitswelle.
Eine Urlaubssperre dauert je nach Grund solange, wie die dringenden betrieblichen Gründe entgegenstehen. Dabei muss der Arbeitgeber stets das Verhältnismäßigkeitsprinzip beachten, er darf also nicht den überwiegenden Teil des Jahres für Urlaub seiner Mitarbeiter blockieren.
Schwieriger wird es, bereits genehmigten Urlaub zu untersagen. Ein Widerruf des bewilligten Urlaubs ist nur in absoluten Ausnahmefällen zulässig, z.B. wenn aufgrund des Urlaubs ein kompletter Betriebsstillstand die Folge wäre. Ein Personalengpass wird meist nicht als Grund für einen Widerruf des Urlaubs angesehen. Befindet sich der Mitarbeiter bereits im Urlaub und soll er zurückgeholt werden, so ergibt sich zusätzlich das Problem, dass Mitarbeiter während des Urlaubs für ihren Chef nicht erreichbar sein müssen. Kosten für die Stornierung einer Reise oder die Rückreise, muss dann der Arbeitgeber in der Regel tragen. Urlaub, der wegen dringender betrieblicher Gründe abgelehnt oder nachträglich wegen eines Notfalls widerrufen wird, verfällt nicht mit Ablauf des Jahres.